Como definir prioridades quando tudo é urgente?

O dia a dia está cada vez mais corrido e as pessoas precisam de tudo para ontem, seja no trabalho ou em casa. Com a vida desse ritmo, muitas pessoas se perguntam como definir prioridades quando tudo é urgente?

Primeiramente é importante entender o conceito de importante e urgente. Ambos remetem rapidez na ação necessária, porém em proporções diferentes. Importante é algo crítico, que precisa de atenção, mas não é algo radical. Já o urgente é uma situação de extrema importância.

definir prioridades quando tudo é urgente

Saiba identificar algo urgente de algo importante

Urgente e importante são termos usados muito no ambiente profissional e na vida pessoal também. Essas duas palavrinhas mágicas acabam confundindo seus usuários em relação ao seu significado. Por isso é melhor entender a diferença entre cada uma para saber definir prioridades quando tudo é urgente.

Definindo prioridades

O primeiro passo de uma boa gestão do tempo e organização no trabalho é saber definir suas prioridades. Um bom planejamento, seja ele diário ou mensal, é capaz de nos poupar muito tempo na realização de tarefas.

1 – Entenda sua função e o grau de responsabilidade que você tem

Uma das primeiras coisas ao se definir prioridades quando tudo é urgente é entender qual o seu papel do desempenho de tal atividade, ou que responsabilidade você tem sobre o assunto envolvido.

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Entenda sua função e qual o peso das suas ações dentro do conjunto

Quando você entende os processos que acontecem no seu trabalho, por exemplo, você consegue visualizar de forma mais clara qual a importância de uma determinada tarefa. Tendo essas informações mais organizadas e transparentes te ajudam a definir o que é uma urgente e o que é importante.

Caso tenha dúvida, pergunte aos seus colegas de trabalho ou até mesmo ao seu chefe. Peça mais explicações sobre sua demanda de trabalho, para poder compreender de maneira ampla o seu papel dentro da empresa.

2 – Liste as suas prioridades urgentes e importantes

Uma vez entendido a dinâmica dos processos, você é capaz de definir prioridades quando tudo é urgente, pois agora você realmente entente o funcionamento como um todo. Liste suas prioridades no curto, médio e longo prazo tendo em mente o conceito de prioridade importante X urgente.

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Organização e planejamento são essenciais na hora de definir prioridades e alcançar objetivos

Faça anotações, cronograma, use post it, enfim, torne suas prioridades visuais. Dessa forma é mais difícil esquecê-las. Ser organizado é essencial na hora de definir prioridades no trabalho e na vida. Não perca o foco, na dúvida imagine que você só tem 2 horas do dia para trabalhar, o que resolveria primeiro?

Veja também os posts que preparamos para você:

1 – Cinco dicas de como focar no trabalho e eliminar distrações 

2 – Várias maneiras de ter sucesso no trabalho 

3 – Vencer dificuldades na vida profissional? Descubra tudo agora!

3 – Estabeleça prazos

Para algumas pessoas trabalhar sob pressão é difícil, já para outras, não existir pressão faz falta. Dessa forma, escolha a partir do que é melhor para você, mas mantenha a conclusão das suas prioridades em foco.

Defina um prazo para a conclusão de suas tarefas e evite iniciar outra atividade sem ter concluído a primeira. Assim, você evita acumulo de trabalho e se mantem o foco nas suas prioridades.

Não são todas as pessoas que sabem trabalhar com prazos. As vezes por calcularmos mal o tempo acabamos nos comprometendo a fazer mais do que é possível. Sabe por que isso acontece? Má gestão do tempo e falta de organização!

Quando você estiver identificando o funcionamento de alguns processos, preste atenção no tempo gasto em cada tarefa. Não se esqueça também de considerar o tempo gasto por outras áreas. Grandes empresas têm setores específicos para determinados assuntos, e muitas vezes é necessário aguardar o parecer de outras áreas para te auxiliar com alguma questão interna.

4 – Ação!

Agora você está com a faca e o queijo na mão. Já entendeu sua função dentro do todo e já sabe definir prioridades quando tudo é urgente. Esse é o momento de agir, de desempenhar sua função de tal maneira que consiga separar urgente de importante.

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Cada prioridade pode ser um novo caminho, por isso, defina os mais urgentes

Definir prioridades quando tudo é urgente não é impossível. Depois que você entende suas demandas e começa a lista-las fica bem mais fácil. O próximo passo é agir e executar suas tarefas sabendo quais atividades são mais importantes que outras. Essa é a hora de você desempenhar seu poder de decisão e encarar cada situação tendo em consideração seu reflexo no todo.

5 – Defina uma meta por dia

Isso mesmo, você deve se dar uma meta em relação as suas prioridades mais urgentes e outra para as importantes. Veja esse vídeo do Fagner Borges, criador do movimento Freesider, sobre construção de metas…

Trace uma meta diária e se cobre em relação a ela. Evite a procrastinação, ela não vai te ajudar em nada nessa fase.

6 – Crie prazos para si mesmo

Outra ótima maneira de definir prioridades quando tudo é urgente é criando prazos para si mesmo. Dentro dos planejamentos diários que você vai fazer, se dê um prazo também. É uma forma eficaz de te manter em dia com você mesmo e ter controle do tempo.

7 – Aprenda a dizer não

Você já entende o funcionamento da sua empresa e sabe do seu papel lá dentro. Listou suas prioridades e tem noção do tempo que será dispendido para executar cada tarefa. E também já se organizou em relação aos prazos, você já é capaz de dizer não caso perceba que não conseguirá atender determinada demanda.

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Saiba calcular o tempo antes de aceitar uma nova tarefa no trabalho

Não há nada de mais em dizer não ao chefe, ou à sua equipe. O problema é não conseguir executar tais tarefas por falta de tempo e acabar invertendo os papeis de urgente e importante.

De uns tempos para cá cada vez mais o tempo tem se tornado precioso. O tempo no trabalho, o tempo com família, o lazer. Pode parecer um bicho de 7 cabeças definir prioridades quando tudo é urgente, mas não é não. Trata-se apenas de uma questão de adaptação e novas rotinas para driblar a correria do dia a dia.

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